Vereinfachung in der Administration durch den Einsatz von Microsoft Dynamics NAV
MRC GmbH ist seit 15 Jahren weltweit in allen Bereichen der Marktforschung aktiv. Bei der Auswahl einer geeigneten Unternehmenssoftware fiel die Entscheidung auf Comsol Consultancy, die zertifizierte Branchenlösung für Beratungsunternehmen. Heute sind die dezentral erfaßten Projektstunden automatisch Grundlage der Rechnungsstellung und Kapazitätsplanung.
Das Unternehmen MRC (Managing Research for Companies) in Kronberg/Taunus bei Frankfurt am Main ist Full-Service-Provider für Marktforschungsaktivitäten und fungiert dabei als ausgelagerte interne Marktforschungsabteilung oder als Partner der unternehmensinternen Spezialisten. So werden vom Kunden alle Aufgaben für ein geplantes Marktforschungsprojekt übernommen, damit das Marketingteam des Kunden sich auf seine eigentlichen Aufgaben konzentrieren und entsprechende Prioritäten setzen kann. Oder MRC sichert durch Ausfüllung von Kapazitäts- und Personalengpässen innerhalb der hauseigenen Marktforschungsabteilung des Kunden die zeitgerechte und professionelle Durchführung von Marktforschungsaufgaben.
„Für unsere Kunden stellen wir je nach Projektanforderung das benötigte Team an Spezialisten zusammen“, erklärt Monika Langmann, kaufmännische Leiterin der MRC. „Allen Mitarbeitern liegen je nach Erfahrung unterschiedliche Stundenpreise zugrunde, die entsprechend in der Kalkulation berücksichtigt werden müssen. Dabei kann ein Mitarbeiter in mehreren Projekten und für unterschiedlichen Kunden gleichzeitig arbeiten“.
Die Mitarbeiter erfassen ihre Stunden direkt, zeitnah und nach Anforderung. Die Zeiten freier Mitarbeiter werden zentral erfasst. Anschließend erhält der kundenverantwortliche Projektleiter einen Report mit der detaillierten Leistungsübersicht der unberechneten Leistungen inklusive der Reisekosten. Die Aufbereitung der Rechnung richtet sich nach den Kundenwünschen nach entsprechenden Verdichtungsformen wie beispielsweise nach Projekten, unterschiedlichen Leistungsleveln, Spesen und Fremdleistungskosten. Anschließend prüft die Buchhaltung die Projektabrechnung auf Vollständigkeit der erfassten Zeiten sowie Kosten und verbucht diese. Die Rechnung erfolgt standardmäßig nach Time & Material (nach Aufwand in Manntagen oder Stunden) sowie in Ausnahmefällen als pauschale Abrechnung. Entsprechend dem voreingestellten Sprachcode des Kunden wird die Rechnung dann in unterschiedlichen Sprachen erzeugt.
„Vor Navision haben wir mit unterschiedlichen Systemen gearbeitet, die nicht an allen Stellen miteinander verknüpft waren, so dass Daten an unterschiedlichen Stellen vorgehalten wurden. Während die Dateneingabe schon damals dezentral erfolgt ist, konnte die Rechnungsstellung nur zentral erfolgen“ beschreibt Monika Langmann die Ausgangslage. Dieses System bedeutete einen extrem hohen administrativen Aufwand, um ordnungsgemäße Abläufe sicherzustellen. Aufgrund des Geschäftswachstums sowie der immer weiter wachsenden Internationalität der Kunden und Projekte, die sich in der Zwischenzeit auf alle Kontinente erstreckten, suchte MRC nach einer zukunftsfähigen und investitionssicheren Lösung, die die vielen Arbeitsbereiche in einer Business-Software integriert und zugleich auf die Anforderungen des Kundengeschäftes der MRC eingeht. Die Entscheidung fiel auf die Branchenlösung Comsol Consultancy auf Basis von Microsoft Dynamics NAV und den IT-Partner Comsol Unternehmenslösungen AG.
„Für uns ist die Leistungserfassung automatisch Basis der integrierten Rechnungsstellung, sodass die einzelnen Positionen flexibel nach Wunsch des Kunden verdichtet werden können“, beschreibt Manfred Steinbach, Prokurist des Eschborner Beratungsunternehmens Comsol Unternehmenslösungen AG, die Philosophie der Branchenlösung Comsol Consultancy für Microsoft Dynmics NAV. Die Mitarbeiter der MRC erfassen ihre Stunden projektbezogen und bereiten die Reisekostenabrechnung mit allen projektrelevanten Angaben vor. Durch das integrierte Rechnungswesen sind nachgelagerte Prozesse und Funktionalitäten wie Finanzbuchhaltung, offene Posten-Verwaltung, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Projektfortschreibung, integrierter Zahlungsverkehr, Mahnwesen bereits automatisiert vorbereitet.
„Durch Comsol Consultancy haben wir wertvolle Zeit für unsere Kunden zurückgewonnen“ , so Monika Langmann. Die Prozesse in der Administration konnten extrem vereinfacht werden. Mit immer integrierteren Daten sind die gewünschten Informationen bei Kundennachfragen jederzeit und schnell abrufbar. „Mit unserer Lösung können wir flexibel auf die Wünsche von MRC eingehen“, so Mathias Hartung, Berater und Entwickler von Comsol Consultancy. „So lassen sich beispielsweise URL’s einbauen, damit die aktuellen Fremdwährungskurse jederzeit abrufbar sind“.
